Phần mềm bảo hành điện tử là gì? ƯU ĐIỂM và tính năng

So với phương thức bảo hành truyền thống như trước đây, phần mềm bảo hành điện tử đã giúp doanh nghiệp triển khai hoạt động bảo hành hiệu quả hơn, chính xác hơn.

Vậy phần mềm bảo hành là gì? Có thể triển khai thông qua những phương thức nào? Những chức năng chính của phần mềm này là gì?

Tất cả những câu hỏi trên sẽ được WinTem giải đáp thông qua bài viết hôm nay nên hãy cùng nhau theo dõi và đón đọc nhé!

Phần mềm bảo hành điện tử là gì?

Phần mềm bảo hành điện tử là phương thức bảo hành sử dụng SMS, website, tem điện tử hoặc App để người tiêu dùng tự kích hoạt bảo hành điện tử sau khi mua hàng hóa chính hãng.

Thông tin về thời gian bảo hành sẽ được gửi đến khách hàng thông qua tin nhắn SMS, email hoặc Zalo ZNS.

Các phương thức triển khai phần mềm bảo hành điện tử

Phần mềm bảo hành được triển khai thông qua các phương thức sau:

Bằng SMS

Người dùng sử dụng mã Serial của sản phẩm và nhắn tin SMS đến tổng đài để kích hoạt hoặc kiểm tra thời hạn bảo hành của sản phẩm. Khách hàng nhắn tin theo cú pháp “TXT_WIN_Mã số” và gửi đến tổng đài 8077. Sau khi kích hoạt thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo thời hạn bảo hành của sản phẩm về số điện thoại hoặc email của khách hàng.

Tất cả dữ liệu liên quan đến sản phẩm sẽ được lưu trữ trên hệ thống của phần mềm bảo hành điện tử do công ty tự quản lý. Nếu sản phẩm không có mã serial thì có thể sử dụng tem bảo hành điện tử tích hợp SMS.

Bằng tem QR code

Doanh nghiệp sử dụng tem công nghệ QR code của công ty WIN để dán lên sản phẩm, sau đó chủ động quản lý thông tin bằng phần mềm bảo hành.

Khi quét mã QR trên sản phẩm, người tiêu dùng sẽ được điều hướng đến website bảo hành của doanh nghiệp và nhập đầy đủ thông tin cần thiết để kích hoạt bảo hành.

Bằng tem phủ cào

Với những sản phẩm không có số serial, doanh nghiệp có thể sử dụng tem bảo hành QR code hoặc SMS phủ cào. Người dùng cào lớp phủ bạc và gửi tin nhắn theo cú pháp đến tổng đài hoặc quét mã QR để kích hoạt bảo hành điện tử của sản phẩm.

Ưu điểm của phần mềm bảo hành điện tử

Những ưu điểm nổi bật của phần mềm bảo hành điện tử là:

• Cung cấp một quy trình bảo hành hiện đại và chuyên nghiệp, qua đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí bảo hành.
• Quản lý dữ liệu bộ phận bán hàng và bảo hành, đồng bộ dữ liệu từ hai bộ phận để tìm kiếm thông tin sản phẩm và khách hàng nhanh hơn.
• Thông tin được quản lý tập trung giúp giảm thiểu tình trạng thất thoát, sai lệch thông tin.
• Nhân viên ở các bộ phận dễ dàng báo cáo quá trình và mức độ hoàn thiện công việc khi có yêu cầu từ cấp trên.
• Quản lý chặt chẽ quy trình bảo hành của sản phẩm và giám sát công việc của nhân viên phụ trách bảo hành.
• Hỗ trợ trao đổi và xử lý công việc giữa các bộ phận.
• Tính toán chính xác khối lượng công việc đã hoàn thành và cần hoàn thành, từ đó có một kế hoạch công việc cụ thể.
• Hệ thống báo cáo theo thời gian thực.
• Dễ dàng tùy chỉnh phần mềm bảo hành điện tử khi công việc có sự thay đổi.

Giải pháp khuyến khích người tiêu dùng sử dụng bảo hành điện tử

Quá trình triển khai bảo hành điện tử của doanh nghiệp có thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào người tiêu dùng. Vậy nên bạn cần lưu ý đến các giải pháp sau để khuyến khích người dùng thực hiện nhé!

• Cung cấp hướng dẫn trên thùng hàng, tem nhãn để khi người tiêu dùng mua sản phẩm mới sẽ chủ động kích hoạt bảo hành điện tử,…
• Đại lý, kỹ thuật chủ động hướng dẫn hoặc thực hiện kích hoạt bảo hành cho khách hàng để nhận được những chương trình ưu đãi mà doanh nghiệp đang triển khai.
• Doanh nghiệp thiết kế mẫu hướng dẫn, tem bảo hành điện tử để đảm bảo người tiêu dùng có thể kích hoạt một cách dễ dàng, thuận lợi.
• Hệ thống tự động kiểm tra thời hạn bảo hành của sản phẩm và thông báo kết quả cho khách hàng bằng tin nhắn SMS, Zalo, email,…
• Truyền thông trên các kênh thông tin để phổ biến chương trình bảo hành điện tử của doanh nghiệp.
• Mở rộng các chương trình khuyến khích người tiêu dùng tham gia bảo hành điện tử như mở rộng thời gian bảo hành thêm 3 – 6 tháng, tích điểm – đổi quà,…
• Triển khai ứng dụng trên smartphone để tích điểm, tặng quà và chăm sóc khách hàng.
• Phát triển hệ thống đại lý – cộng tác viên – kỹ thuật với chính sách hợp lý để đảm bảo công tác chăm sóc khách hàng được tốt nhất.

Tổng hợp những chức năng của phần mềm bảo hành điện tử

Những chức năng chính của phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp có được sự chủ động trong công tác quản lý, cập nhật thông tin và hỗ trợ khách hàng:

• Quản lý và phân quyền cho các thành viên khác.
• Quản lý danh sách đại lý và cửa hàng.
• Quản lý sản phẩm theo hãng, model, lô,…
• Quản lý sản phẩm theo số serial, tự tạo danh sách serial và in lên tem bảo hành điện tử.
• Quản lý mã QR, tự tạo mã QR theo yêu cầu của doanh nghiệp.
• Quản lý mã PIN để in tem bảo hành điện tử SMS.
• Quản lý xuất kho của đại lý, cửa hàng.
• Quản lý tích điểm và thực hiện đổi quà tại các đại lý, đồng thời đối soát doanh thu.
• Quản lý tin nhắn kích hoạt bảo hành điện tử và thiết lập nội dung thông báo cho khách hàng.
• Quản lý các vấn đề liên quan đến lỗi sản phẩm, yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng.
• Quản lý phiếu bảo hành, lịch bảo trì sản phẩm.
• Quản lý thông tin của khách hàng: lịch sử nhắn tin, sản phẩm, phiếu bảo hành,…
• Tích hợp các loại dịch vụ khác như SMS brandname, Zalo OA, tổng đài SMS,…
• Báo cáo thống kê.

Tính năng mở rộng của phần mềm bảo hành điện tử

Phần mềm không chỉ giới hạn ở những chức năng trên mà còn có thể mở rộng tùy theo nghiệp vụ riêng của từng doanh nghiệp:

• Quản lý sản phẩm, đơn hàng, kho hàng,…
• Phát triển ứng dụng bảo hành điện tử trên những thiết bị di động.
• Tích hợp đồng bộ dữ liệu với những phần mềm khác như Getfly CRM, SAP, NETSuite,…

Lời kết

Phần mềm bảo hành điện tử không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc bảo hành sản phẩm mà còn thực hiện được rất nhiều tính năng khác. Để tận hưởng những tính năng mà phần mềm này đem lại, hãy liên hệ với công ty WinTem theo thông tin dưới đây nhé!

Xem thêm:

3 cách kích hoạt bảo hành điện tử Mitsubishi nhanh chóng

Tem bảo hành điện tử là gì?