Phần mềm quản lý sửa chữa bảo hành có những tính năng gì?

Phần mềm quản lý sửa chữa bảo hành chiếm một vai trò rất quan trọng trong việc triển khai dịch vụ bảo hành điện tử. Vậy phần mềm này có tính năng gì? Đối tượng nào nên sử dụng phần mềm nay?

Trong bài viết hôm nay, WinTem sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn về phần mềm bảo hành cực kỳ hữu ích này.

Phần mềm quản lý sửa chữa bảo hành là gì?

Phần mềm sửa chữa bảo hành là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc triển khai và quản lý hoạt động bảo hành. Thông qua phần mềm, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được tình trạng, thời hạn bảo hành của sản phẩm, đảm bảo dịch vụ bảo hành được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.

Đối tượng sử dụng phần mềm quản lý sửa chữa bảo hành

Phần mềm này sẽ rất phù hợp với:

Nhà sản xuất

Phần mềm cung cấp chức năng quản trị tập trung tại hãng, chủ động phân quyền và quản lý trung tâm, trạm bảo hành:

• Quản lý danh sách trung tâm, trạm bảo hành.
• Quản lý dữ liệu tập trung tại hãng và theo từng trạm.
• Quản lý sản phẩm, linh kiện.
• Kết xuất báo cáo.
• Cấp phát theo yêu cầu của trạm bảo hành.
• Mở rộng và phát triển các tính năng mới theo yêu cầu riêng.

Trung tâm bảo hành

Trung tâm nhận ủy quyền sửa chữa bảo hành từ hãng và cung cấp dịch vụ sửa chữa cho sản phẩm điện tử, điện lạnh, điện máy,… cho những ai có nhu cầu.

Phần mềm quản lý bảo hành sẽ đáp ứng hoạt động quản trị, CSKH, thay thế linh kiện, tính phí bảo hành,…

Trạm bảo hành

Là một trung tâm bảo hành hoặc nhỏ hơn, cung cấp dịch vụ sửa chữa và cần phần mềm để hỗ trợ, quản lý thông tin.

Cửa hàng, đại lý

Sử dụng phần mềm để cung cấp dịch vụ bảo hành ủy quyền từ hãng và thêm chức năng quản lý bán hàng trên hệ thống. Phần mềm sẽ đảm bảo tính độc lập của cửa hàng.

Chức năng chính của phần mềm quản lý sửa chữa bảo hành

Dưới đây là những chức năng chính của phần mềm sửa chữa bảo hành:

Quản lý hệ thống

Cho phép người quản trị cao nhất quản lý toàn bộ hệ thống: quản lý người dùng, chức năng, báo cáo, dữ liệu,…

Quản lý người dùng

• Phân nhóm người dùng: nhân viên hãng, trung tâm bảo hành, trạm bảo hành ủy quyền,…
• Phân quyền dữ liệu và chức năng trên hệ thống cho từng nhóm.
• Thêm, sửa, xóa danh sách tài khoản người dùng.

Thiết lập thông tin sản phẩm

• Quản lý sản phẩm theo danh mục, nhóm, model, tình trạng.
• Quản lý linh kiện đi kèm sản phẩm, giá sỉ,  giá lẻ, khuyến mãi.
• Quản lý giá sửa chữa theo từng nhóm sản phẩm.
• Quản lý phí bảo hành cố định của từng trạm bảo hành và chi phí trong hoạt động sửa chữa.
• Quản lý hình thức bảo hành, mức độ ưu tiên.
• Quản lý khoảng cách, phân công kỹ thuật viên sửa chữa tận nhà và tính phí theo km.

Quản lý khách hàng

• Tự động cập nhật thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email,…
• Chỉnh sửa chức năng trong phần thông tin khách hàng.
• Lịch sử mua hàng của từng khách hàng.
• Lịch sử bảo hành: thời gian kích hoạt, sửa chữa bảo hành của từng sản phẩm.
• Kết nối thông tin khách hàng với các hệ thống khác thông qua API.
• Thêm sản phẩm ngoài bảo hành cho từng khách hàng.

Quản lý hoạt động bảo hành điện tử

• Phiếu sửa chữa bảo hành mới cho một hoặc nhiều sản phẩm.
• Quản lý danh sách phiếu sửa chữa bảo hành.
• Hỗ trợ chuyển đổi phiếu, tình trạng phiếu bảo hành.
• Đổi máy: duyệt, xử lý đổi máy.
• Quản lý thông tin sửa chữa, thay thế linh kiện.
• Quản lý nhân viên, kỹ thuật viên sửa chữa bảo hành theo ca hoặc theo giờ.

Quản lý sản phẩm ngoài bảo hành

• Phần mềm quản lý sửa chữa bảo hành hỗ trợ cập nhật những sản phẩm ngoài bảo hành vào hệ thống.
• Kích hoạt bảo hành điện tử cho sản phẩm (nếu vẫn còn trong thời hạn bảo hành).
• Thực hiện bảo hành cho khách hàng.

Báo cáo – tổng hợp

• Tổng hợp tình trạng xuất – nhập kho, hàng tồn và sản phẩm cần bảo hành.
• Tổng hợp dữ liệu thống kê.
• Báo cáo thu chi, doanh thu, công nợ.
• Báo cáo theo nhóm, model sản phẩm,…

Tích hợp và mở rộng chức năng

• Tích hợp bảo hành điện tử vào website hoặc phát triển ứng dụng để khách hàng dễ dàng sử dụng.
• Tích hợp một số nền tảng công nghệ cao như SMS, email,…
• Tự động gửi thông báo và tin nhắn CSKH.
• Mở rộng hệ thống trên ứng dụng bảo hành điện tử.

Lợi ích của phần mềm quản lý hệ thống

• Quản lý và điều hành dịch vụ bảo hành điện tử.
• Đánh giá chất lượng dịch vụ của từng trung tâm, trạm bảo hành.
• Quản lý thông tin sản phẩm chính xác.
• Dễ dàng tra cứu lịch sử bảo hành.
• Xây dựng được nguồn thông tin tổng quan và chính sách về dịch vụ.
• Mở rộng phạm vi đối tượng có thể tham gia vào hệ thống sửa chữa bảo hành.
• Mở rộng loại sản phẩm được bảo hành và trạm bảo hành khi cần thiết.
• Cung cấp quy trình bảo hành chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, từ đó gia tăng doanh thu và giảm thời gian, chi phí bảo hành.
• Nhân viên giữa các bộ phận có thể dễ dàng trao đổi thông tin và xử lý công việc thông qua phần mềm quản lý bảo hành sửa chữa.
• Phần mềm có thể dễ dàng tùy chỉnh khi quy trình và yêu cầu về công việc thay đổi.

Lời kết

Phần mềm quản lý sửa chữa bảo hành giúp quá trình vận hành dịch vụ diễn ra trơn tru từ hãng đến trung tâm, trạm bảo hành, đại lý.

Để áp dụng phần mềm này vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp, hãy liên hệ với WinTem theo thông tin dưới đây để được nhân viên hỗ trợ ngay hôm nay nhé!