Quy trình bảo hành điện tử bao gồm rất nhiều bước khác nhau và vô cùng phức tạp. Vậy những bước này là gì? Làm sao để triển khai một cách tối ưu và hiệu quả nhất?
Hãy cùng WinTem đi tìm câu trả lời cho các câu hỏi trên qua bài viết ngày hôm nay nhé!
Mục Lục Bài Viết
Giải pháp bảo hành điện tử là gì?
Bảo hành điện tử là chế độ bảo hành trực tuyến được tích hợp công nghệ QR code hoặc SMS nhằm thay thế cho phương thức bảo hành bằng giấy.
Phương thức bảo hành này có những lợi ích là:
- Giúp giải quyết các vấn đề xảy ra từ khi xuất hàng cho đại lý tới khi triển khai dịch vụ bảo hành tại Trung tâm bảo hành/Trạm bảo hành trên toàn quốc.
- Hỗ trợ khách hàng từ khâu đăng ký bảo hành điện tử cho sản phẩm đến khâu giải quyết vấn đề hư hỏng trong quá trình sử dụng.
- Triển khai hệ thống CSKH, phục vụ khách hàng nhanh hơn, tốt hơn.
Quy trình bảo hành điện tử
Quy trình bảo hành điện tử được triển khai theo những hình thức phù hợp với sản phẩm và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Những hình thức như website, mã QR, SMS, tem bảo hành điện tử, app,… giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả trong quá trình hoạt động và có thể tích hợp vào các phần mềm quản trị hiện có trong công ty.
Khảo sát và lựa chọn hình thức triển khai
Căn cứ vào nhóm sản phẩm, đặc điểm ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ được tư vấn hình thức triển khai phù hợp. Tất cả phương án triển khai đều có thể liên kết với website của doanh nghiệp.
Các hình thức triển khai quy trình bảo hành điện tử phổ biến nhất hiện nay là:
- QR code
- SMS
- Tem bảo hành
- App
- Website (cơ bản nhất)
Ngoài ra, đơn vị triển khai bảo hành điện tử còn ghi nhận thêm ý kiến riêng của doanh nghiệp về nghiệp vụ kinh doanh, quản lý sản phẩm, chế độ bảo hành, hệ thống phần mềm để đưa ra phương án hợp lý nhất.
Sau khi đã thống nhất được phương án phù hợp, đơn vị triển khai sẽ thông báo thời gian và nội dung sẽ thực hiện cho doanh nghiệp.
Xây dựng phần mềm bảo hành điện tử
WinTem tiến hành khởi tạo và phát triển các chức năng của phần mềm theo yêu cầu của khách hàng:
Bước 1: Khởi tạo website bảo hành điện tử tích hợp với website của doanh nghiệp
- Thiết kế giao diện website bảo hành riêng, cập nhật nội dung, hình ảnh của chương trình bảo hành điện tử để khách hàng tham khảo.
- Lập trình các chức năng quan trọng như kích hoạt, tra cứu bảo hành vào phần mềm bảo hành điện tử.
- DNS tên miền website bảo hành theo tên website của doanh nghiệp. VD: baohanh.webdoanhnghiep.com
- Cấu hình bảo mật SSL.
Bước 2: Lập trình các chức năng theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp
- Phát triển các hạng mục chức năng và tiến hành cập nhập vào phần mềm.
- Sau khi được kiểm tra và thử nghiệm sẽ được cập nhật chính thức để đưa vào sử dụng.
Bước 3: Cấu hình thông tin sản phẩm
- Cập nhật những thông tin của sản phẩm như: tên, model, hình ảnh, giá bán, thời hạn bảo hành,…
- Thiết lập danh sách sản phẩm trong hệ thống theo mã serial/mã PIN/mã QR.
- Xuất file excel để in tem bảo hành điện tử (nếu có).
- Cấu hình thông tin trôi bảo hành của sản phẩm đã xuất kho cho đại lý (nếu có).
Bước 4: Khởi tạo mã QR
- Cấu hình QR code cho từng mã sản phẩm đã được tạo ra bằng chức năng Import hoặc thêm hàng loạt trên hệ thống.
- Cấu hình QR code vào website bảo hành điện tử theo các trạng thái khác nhau.
- Xuất file danh sách để in tem (nếu có).
Bước 5: Tích hợp SMS và Zalo OA
- Đăng ký và khai báo dịch vụ SMS với nhà mạng (từ 03 đến 05 ngày).
- Thiết lập nội dung thông báo gửi về số điện thoại của khách hàng.
- Lưu trữ danh sách tin nhắn gửi đến và đi.
Bước 6: Kiểm tra và thử nghiệm
- Tiến hành thử nghiệm trước khi bàn giao cho phía doanh nghiệp.
- Tiến hành demo quy trình bảo hành điện tử tại doanh nghiệp (nếu mở rộng nhiều chức năng).
Thiết kế mẫu tem bảo hành điện tử công nghệ
Đơn vị triển khai quy trình bảo hành điện tử thiết kế mẫu tem bảo hành, khi doanh nghiệp đồng ý thì sẽ tiến hành in hàng loạt và bàn giao cho doanh nghiệp sử dụng.
Bàn giao và hướng dẫn sử dụng
WinTem bàn giao trực tiếp cho bộ phận tiếp nhận sử dụng phần mềm hoặc bàn giao, hướng dẫn online qua phần mềm Zoom.
Để triển khai quy trình bảo hành điện tử một cách hiệu quả, WinTem sẽ cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết các chức năng như:
- Quản lý danh sách thành viên, đại lý,…
- Cập nhật thông tin của sản phẩm, tạo mã QR cho từng sản phẩm.
- Xuất kho danh sách sản phẩm cho đại lý, cửa hàng.
- Quản lý hỗ trợ khách hàng, tạo phiếu bảo hành sửa chữa.
- Quản lý thông tin, tin nhắn gửi cho khách hàng.
- Quản lý tình trạng bảo hành điện tử của sản phẩm.
- Cung cấp tài liệu hướng dẫn triển khai quy trình bảo hành điện tử hiệu quả.
Hỗ trợ và mở rộng chức năng theo yêu cầu
- Phần mềm sau khi bàn giao sẽ được bảo hành miễn phí 01 năm hoặc theo điều khoản trong hợp đồng.
- Sau khi hết thời hạn bảo hành sẽ tiến hành gia hạn nếu doanh nghiệp có yêu cầu.
- Trong quá trình sử dụng, chương trình bảo hành điện tử có thể được mở rộng, tích hợp thêm nhiều chức năng và phát triển thành ứng dụng trên di động.
Cách để triển khai quy trình bảo hành điện tử thành công
Yếu tố người tiêu dùng có vai trò rất quan trọng trong việc triển khai quy trình bảo hành điện tử. Vì vậy, bạn có thể tham khảo các bước sau để người tiêu dùng hiểu và sử dụng bảo hành điện tử:
- Cập nhật những thông tin liên quan đến bảo hành điện tử lên website, fanpage,…
- Truyền thông chính sách bảo hành điện tử đến nhà phân phối, đại lý, cửa hàng,… qua các ấn phẩm tài liệu, video,…
- Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, tem bảo hành điện tử dán trên bao bì, thùng hàng để triển khai quy trình bảo hành thuận lợi hơn.
- Khi mua sản phẩm tại cửa hàng, đại lý,… nhân viên sẽ hỗ trợ người dùng kích hoạt bảo hành điện tử.
- Kết hợp chương trình bảo hành mở rộng, tích điểm đổi quà,… để thu hút sự chú ý của truyền thông và người tiêu dùng.
- Tích hợp chức năng khảo sát – ghi nhận đánh giá của khách hàng sau khi kích hoạt bảo hành để cải thiện và nâng cấp.
Lời kết
Lựa chọn đơn vị cung cấp quy trình bảo hành điện tử hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí và tiền bạc. Vì vậy, bạn hãy liên hệ với WinTem ngay hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất nhé!
Xem thêm: Bảo hành điện tử Vietmap là gì? Hướng dẫn tra cứu bảo hành